การสื่อสารผ่านระบบ
การส่งข้อความในระบบ (Send Message)
ที่ด้านล่างของหน้าเอกสาร จะมีปุ่ม Send Message ใช้สำหรับส่งข้อความและไฟล์แนบ ถึงผู้เกี่ยวข้องของเอกสารนี้ทางอีเมล สามารถ Send message ได้โดย
กดที่ Send message
- (1) ระบุข้อความทีต้องการส่ง สามารถแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้โดยกดที่รูปคลิปหนีบกระดาษ
- (2) กดปุ่ม Send เพื่อยืนยันการส่งข้อความ
Note
สามารถดู/เพิ่ม/ลด ผู้เกี่ยวข้องของเอกสารนั้นๆได้ โดยกดที่รูปคนด้านขวามือ (ทั้งนี้การเข้าถึงหน้าเอกสารนี้ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้งานแต่ละคน)
Note
Send message เป็นการส่งออกข้อความให้ผู้เกี่ยวข้องทางอีเมล ต้องมีการตั้งค่า Outgoing Email โดยผู้ดูแลระบบก่อน จึงจะสามารถส่งข้อความไปถึงอีเมลผู้เกี่ยวข้องได้
การบันทึกข้อมูลการดำเนินงาน (Log note)
ที่ด้านล่างของหน้าเอกสาร จะมีปุ่ม Log note ใช้สำหรับบันทึกข้อความที่เอกสารนั้นๆ ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารก็จะสามารถเห็นข้อความได้ สามารถเพิ่ม Log note ได้โดย
กดที่ Log note
- (1) ระบุข้อความทีต้องการจดบันทึก สามารถแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้โดยกดที่รูปคลิปหนีบกระดาษ
- (2) กดปุ่ม Log เพื่อยืนยันการจดบันทึกข้อความ
Note
สามารถดู/เพิ่ม/ลด ผู้เกี่ยวข้องของเอกสารนั้นๆได้ โดยกดที่รูปคนด้านขวามือ (ทั้งนี้การเข้าถึงหน้าเอกสารนี้ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้งานแต่ละคน)
การสร้างรายการแจ้งเตือนการทำงาน (Schedule Activities)
ที่ด้านล่างของหน้าเอกสาร จะมีปุ่ม Schedule Activity ใช้สำหรับแจ้งเตือนการทำงานสำหรับตัวเองหรือผู้ใช้งานอื่น
เมื่อกดที่ปุ่ม Schedule Activity ระบบจะแสดงหน้าต่าง เพื่อกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Activity Type: เลือกสิ่งที่ต้องทำ
- (2) Summary: กรอกข้อมูลสรุปสิ่งที่ต้องทำ
- (3) Due Date: เลือกกำหนดเวลา
- (4) Assigned to: เลือกผู้ใช้งานที่ต้องการมอบหมายงานหรือแจ้งเตือน
- (5) กรอกรายละเอียด
- (6) เลือกการกระทำ
- Schedule: ยืนยันการตั้งค่ากำหนดการ
- Mark as Done: ทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้ว
- Done & Schedule Next: เสร็จแล้วและสร้าง Schedule Activity ใหม่
- Discard: ยกเลิกการตั้งค่ากำหนดการ
เมื่อตั้งค่า Schedule Activity แล้ว จะแสดงที่ด้านล่างของเอกสาร ผู้ได้รับมอบหมายสามารถ
- กด Mark Done เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น
- กด Edit เพื่อแก้ไขรายละเอียด
- กด Cancel เมื่อต้องการยกเลิกกิจกรรมนี้
หลังจากตั้งค่า Schedule Activity แล้ว เมื่อ ผู้ใช้งานที่ได้รับมอบหมายงานหรือแจ้งเตือนเข้าสู่ระบบ ที่ไอคอนรูปนาฬิกา จะมีรายการที่ต้องทำแสดงไว้ โดยแบ่งรายการที่ต้องทำด้วย Due date
- Late: เกินกำหนดเวลา
- Today: ถึงกำหนดในวันนี้
- Future: ยังไม่ถึงกำหนดเวลา