Call for Bid

As-Is

เมื่อสถานะของเอกสาร Call for Bid เปลี่ยนจาก Bid Selection เป็น Bid Approved (โดย AF) เจ้าหน้าที่พัสดุจะทำหน้าที่สร้าง RFQ และสถานะจะเปลี่ยนเป็น PO Created ได้เลยโดยไม่ต้องมีการอนุมัติใด ๆ เพิ่มเติมจากผู้มีส่วนได้เสียในการจัดซื้อ

To-Be

เมื่อสถานะของเอกสารเปลี่ยนเป็น Bid Approved เพิ่มกระบวนการ Verify อีกครั้งหนึ่งจากผู้มีส่วนได้เสียทุกคนก่อนที่เจ้าหน้าที่พัสดุจะสามารถสร้าง RFQ ได้

โดยระบบจะเพิ่มให้มี Sub States ระหว่างสถานะ Bid Approved ดังรูป เพื่อติดตามสถานะของการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้เสีย

1. Ready: สถานะเริ่มต้นเมื่อ State = Bid Approved
2. Bid Verify: เมื่ออยู่ระหว่างการอนุมัติของผู้มีส่วนได้เสีย (ในตาราง tab Bid Verify)
3. Ready to Purchase: เมื่อผู้มีส่วนได้เสียทุกคนได้ทำการ Verify

Info

หากไม่ต้องการขั้นตอน Bid Verify เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถเลี่ยงได้โดยกดปุ่ม Ready to Purchase โดยระบบจะ bypass Bid Verify ไปเลย และสามารถสร้าง RFQ ต่อได้ทันทีเหมือนการทำงานเดิม

---

Substate: Ready

เมื่อ State = Bid Approved, Substate จะเปลี่ยนเป็น Ready โดยอัตโนมัติ

โดยจะมี 2 ทางเลือกสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุ

1. Bid Verify เพื่อเข้ากระนวนการ verify โดยผู้มีส่วนได้เสีย
2. Ready to Purchase เพื่อข้ามขั้นตอนนี้ และทำงานตามปกติ

---

Substate: Bid Verify

เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น Bid Verify สิง่ที่ระบบจะดำเนินการคือ

1. สร้างตารางผู้มีส่วนได้เสีย (Bid Verify Users)
2. ส่ง Intray Message เพื่อแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้เสีย
3. แบบฟอร์ม ผู้มีส่วนได้เสีย

สร้างตารางผู้มีส่วนได้เสีย

ผู้มีส่วนได้เสียจะนำมาจาก Responsible, Verified By, Approver และ Users จาก Committee tab

1. Bid Verify tab นี้จะแสดงเฉพาะกรณีที่มีตารางผู้มีส่วนได้เสียเท่านั้น
   • กรณีข้ามขั้นตอน จะไม่มีการสร้างตารางนี้ และไม่ต้องแสดง
   • เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถกดปุ่ม Generate Bid Verify Users ได้กรณีต้องการลบสร้างใหม่
2. เมื่อผู้มีส่วนได้เสีย Login เข้ามาในระบบ จะกดปุ่ม Verify เพื่อยืนยัน (สถานะ verified)
3. กรณีที่ไม่มายืนยัน เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถทำแทนได้โดยกดปุ่ม PASS พร้อมเหตุผล (สถานะ Passed)

ส่ง Intray Message เพื่อแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้เสีย

ข้อความแจ้งเตือนจะส่งให้ 4 กลุ่ม

1. เจ้าหน้าที่พัสดุ (Responsible)
2. หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ (Verified by)
3. คณะกรรมการ (Committee)
4. ผู้มีอำนาจอนุมัติ (PR. Approver)

โดยรูปแบบข้อความจะเป็น

<เลขที่เอกสาร Call for Bid> ขอยืนยันแบบตรวจสอบการมีส่วนได้เสียในการจัดซื้อจัดจ้าง <วัตถุประสงค์> ของ <ชื่อผู้มีส่วนได้เสียของแต่ละคน>

ตัวอย่าง

แบบฟอร์ม ผู้มีส่วนได้เสีย (Conflict of interest Report)

ฟอร์มผู้มีส่วนได้เสีย: Print > Conflict of interest Report

รูปแบบฟอร์มผู้มีส่วนได้เสียอยู่ที่แบ่งเป็น 3 ส่วน

1. ข้อความหลัก

   • (1) วันที่ (COI Date)

     • เลือกวันที่เองได้ที่ Approval Report Tab
     • สามารถเปลี่ยนวันที่ได้ทุกสถานะ แต่จะมีการเก็บ Log ไว้ด้านล่าง

   • (2) ฝ่าย (Division) ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร PR ของ Budget นั้นๆ กรณีที่มีมากกว่า 1 ฝ่าย จะแสดงทุกฝ่ายโดยเชื่อมด้วยคำว่า "และ"

   • (3) เลขที่เอกสาร PR ของ Call for Bid นั้นๆ กรณีที่มีมากกว่า 1 PR ให้แสดงทุกเลขที่เอกสาร โดยเชื่อมด้วย "," (comma)

2. ตารางผู้มีส่วนได้เสีย

   • รายชื่อผู้มีส่วนได้เสีย จะแบ่งเป็น 4 กลุ่ม
     1. เจ้าหน้าที่พัสดุ: Responsible
     2. หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ: Verified by ใน "Approval Report" Tab
     3. คณะกรรมการ: "Committee" Tab โดยแยกตามประเภทคณะกรรมการ
     4. ผู้มีอำนาจอนุมัติ: PR. Approver
   • ตำแหน่ง
     1. คณะกรรมการ: ดึงข้อมูลจาก Position ในตาราง Committee
     2. ผู้มีอำนาจอนุมัติ: ดึงข้อมูลจาก Management Position ในข้อมูล Employee ของคนนั้นๆ ถ้าไม่มีจะดึงข้อมูลจาก Position แทน
   • ลายมือชื่อ
     1. กรณีที่ผู้ที่มีรายชื่อกด Verify - แสดงรายชื่อ
     2. กรณีที่พัสดุกด PASS - แสดงเหตุผล
     3. กรณีที่ยังไม่มีการอนุมัติ - แสดงค่าว่าง

3. หมายเหตุประกอบ

---

หมายเหตุเพิ่มเติม

Note

• ปกติผู้มีส่วนได้เสียไม่มีสิทธิ์เห็น Call for Bid แต่กรณนี้เมื่อได้รับ Intray Message จะคลิก link เพื่อเข้ามาเปิดเอกสาร ดังนั้นระบบต้องเพิ่ม security rule ให้ด้วย
• หาก substate != Ready to Purchase และไม่ใช่กรณี bypass ระบบต้องไม่ยอมให้มีการเปลี่ยน state เป็น PO Created (โดยการสร้าง RFQ)