Skip to content

Purchase Order

As-Is

เมื่อสถานะของเอกสาร Purchase Order เปลี่ยนจาก Bid Selection เป็น Waiting to Verify หัวหน้าพัสดุจะเป็นคนกดปุ่ม "Verify" เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น Waiting to Release โดยไม่ต้องมีการอนุมัติใดๆเพิ่มเติม

และเจ้าหน้าที่พัสดุกดปุ่ม "Release" เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น PO Released

To-Be

เมื่อสถานะของเอกสารเปลี่ยนเป็น Waiting to Verify เราต้องการให้มีการลงนาม จาก

  1. บุคคลภายในผ่าน Camunda Workflow
  2. บุคคลภายนอกผ่านระบบ eSign (Supplier's Contacts)

โดยระบบจะเพิ่มให้มี Sub States ระหว่างสถานะ Waiting to Verify ดังรูป เพื่อติดตามสถานะของการลงนามก่อนที่จะเปลี่ยนสถานะเป็น Waiting to Release เพื่อกลับเข้า Flow ปกติ

  1. Ready: สถานะเริ่มต้นเมื่อ State = Waiting to Verify
  2. PO Verified: หลังจากหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ Verify with eSign Process
  3. Waiting Approval: หลังจากเจ้าหน้าที่พัสดุ Send to Approval เพื่อลงนามโดยบุคคลภายในผ่าน Camunda Workflow
  4. PO Approved: เมื่อจบ Camunda Workflow
  5. Waiting Supplier Confirm: เมื่อเจ้าหน้าที่พัสดุ Send to Supplier Confirm เพื่อการลงนามโดยบุคคลภายนอกโดยระบบ eSign

Info

หากไม่ต้องการขั้นตอนการลงนาม หัวหน้าพัสดุสามารถเลี่ยงได้โดยกดปุ่ม Verify แบบปกติ

Substate: Ready

เมื่อ State = Bid Approved, Substate จะเปลี่ยนเป็น Ready โดยอัตโนมัติ

โดยจะมี 2 ทางเลือกสำหรับหัวหน้าพัสดุ

  1. Verify with eSign Process เพื่อเข้ากระบวนการลงนาม
  2. Verify เพื่อข้ามขั้นตอนนี้ และเปลี่ยนสถานะเป็น Waiting to Release ทันที

Substate: PO Verified

เจ้าหน้าที่พัสดุจะเข้ามาทำงานต่อ

  1. เลือก Approve PO Form เพื่อเตรียมแนบเป็น attachment
  2. กดปุ่ม Send to Approval
  3. Back To Ready: กรณีที่มีการยกเลิก / เปลี่ยนแปลงการทำเอกสาร

Substate: Waiting Approval

สถานะนี้เป็นการส่งต่อไปที่ Camunda Workflow โดยระบบจะดำเนินการดังต่อไปนี้

  1. พิมพ์ฟอร์ม Approve PO Form เป็น attachment แนบไว้กับเอกสาร (on background)
  2. ส่ง Intray Message เพื่อแจ้งเตือนผู้อนุมัติตามสายพัสดุให้เข้าไปอนุมัติต่อที่ Camunda
  3. ส่งค่าผ่าน API (data + attachment links) เพื่อ start Camunda Workflow
  4. ดึงข้อมูล Workflow จาก Camunda มาไว้ที่ Approval History

พิมพ์ฟอร์ม Approve PO Form

ระบบ print เอกสารจาก Approve PO Form แล้วแนบไฟล์เข้าไปที่เอกสารนั้นให้อัตโนมัติ โดยที่ชื่อไฟล์แนบจะเป็นเลขที่เอกสาร

ส่ง Intray Message

ข้อความแจ้งเตือนจะส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติตามสายพัสดุ

โดยรูปแบบข้อความจะเป็น

<เลขที่เอกสาร PO> » <Procurement Type จาก PD> <วัตถุประสงค์จาก PD>
ยอดรวม <ยอดรวมเอกสาร PO (ถ้าเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ระบบจะแปลงให้เป็น บาท)> บาท

ตัวอย่าง

ส่งค่าผ่าน API start Camunda Workflow

การตั้งค่าระบบเชื่อมกับ Camunda Workflow

  1. ไปที่เมนู Settings > Configuration > PABI Web.

  2. เปิด Open Connection to PABI Web. แล้วจะเห็น Field ใหม่ชื่อ PABI Web URL for Camunda

    • ฐานทดสอบจะใช้ http://%s:%s@w-test.nstda.or.th:3030/xmlrpc/interface
      ซึ่ง %s ระบบจะดึง Username และ Password จาก System Parameters

  3. กดปุ่ม Apply

ข้อมูลที่ใช้ในการส่งค่า API Camunda Workflow

arg = {
    "poNo": "PO16000003",  # เลขที่เอกสาร PO
    "sectionId": "1",  # ID ของ section จาก responsible person ที่เอกสาร PD
    "docType": "PD4",  # ประเภทเเอกสารใน Procurement Method ที่เอกสาร PD
    "objective": "Buy Something 1 piece",  # Objective ที่เอกสาร PD
    "total": "100000.00",  # ยอดเงินรวม (สกุลเงินบาท)
    "reqBy": "002648", # employee code จาก responsible person ที่เอกสาร PD
    "purchaseMethod": "PD4-เฉพาะเจาะจง",  # <docType>-Procurement Method ที่เอกสาร PD
    "doc": {  # เอกสารแนบที่ระบบสร้างให้
        "name": "pd2000001.pdf",
        # public link -> ระบบจะดูจาก url จาก parameter web.base.url และต่อด้วย /get_purchase_attachment?attachment_id=<id ของเอกสารแนบ>
        # http://google.com/get_purchase_attachment?attachment_id=100
        "url": "http://google.com"
    }
    "attachments": [  # เอกสารแนบเพิ่มเติมอื่น (ชื่อห้ามซ้ำกับเลขที่เอกสาร)
        {
            "name": "pd2000001.pdf",
            "url": "http://google.com"
        }
    ]
}

หลังจากได้ข้อมูลในการส่งแล้ว ระบบจะส่งด้วย function po.action(arg) เพื่อส่งข้อมูลให้ Camunda

ดึงข้อมูล Workflow จาก Camunda

  1. สามารถกดปุ่ม Update Approval History เพื่อดึงข้อมูลการอนุมัติ
  2. ข้อมูลลำดับการอนุมัติ
  3. ตารางแสดง Approval History

Substate: PO Approved

เมื่อ Camunda Workflow จบ จะส่ง API กลับมาเพื่ออัพเดทสถานะ โดยข้อมูลที่ส่งกลับมาจะเป็น

{
    "name": "POxxxxxxxx",
    "action": "C1",  # C1 = Approved, W1 = Rejected
    "approve_uid": "123456",  # Employee Code
    "comment": "xxxx"
}

  • กรณี Rejected (action = W1)

    1. สถานะหลัก (state) ของเอกสารถูกเปลี่ยนเป็น "Rejected" พร้อมเหตุผลใน Reason Tab
    2. จบการทำงาน (เจ้าหน้าที่พัสดุต้องกลับไปแก้ไขและส่งเอกสารใหม่)

  • กรณี Approved (action = C1)

    1. สถานะย่อย (sub-state) ของเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็น "PO Approved"
    2. แสดงชื่อผู้อนุมัติคนสุดท้าย (Approved PO by) และวันที่ส่งกลับมา (Approved PO Date) ใน Deliveries & Invoices Tab
    3. เจ้าหน้าที่พัสดุจะกดปุ่ม Send to Supplier Confirm โดยเลือกผู้ลงนามเอกสารที่ Contact Sign Tab
      • กรณีที่เป็น Supplier - นิติบุคคล: แสดงข้อมูลของบุคคลที่อยู่ในบริษัททั้งหมด
      • กรณีที่เป็น Supplier - บุคคล: แสดงข้อมูลของบุคคลนั้น
      • กรณีที่มีบุคคลใน Supplier - นิติบุคคล เพิ่ม เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถกด Update Contact Sign เพื่อให้ระบบแสดงรายชื่อใหม่
      • สามารถเลือกผู้ลงนามเอกสารได้เพียงคนเดียว โดยคลิกที่ Use Sign

Substate: Waiting Supplier Confirm

สถานะนี้เป็นการส่งต่อไปที่ระบบ eSign โดยระบบจะดำเนินการดังต่อไปนี้

  1. ตั้งค่าการเชื่อมต่อกับระบบ eSign

    1. ไปที่เมนู Settings > Configuration > PABI Web.
    2. เปิด Open Connection to PABI Web. แล้วจะเห็น Field ใหม่ชื่อ Connect e-Sign

    3. เมื่อคลิกเชื่อมต่อ ระบบจะให้กรอก Host, Database ในการเชื่อมต่อ > Apply

    4. สร้าง / เปลี่ยน Username, Password สำหรับการเชื่อมต่อได้ที่เมนู Settings > Technical > Parameters > System Parameters

      • esign_username: กรอก username สำหรับเชื่อมต่อระบบ eSign
      • esign_password: กรอก password สำหรับเชื่อมต่อระบบ eSign

  2. ส่งค่าผ่าน API ไปที่ eSign โดยส่งไฟล์ PDF ของ Approve PO Form ไปด้วย

    • ข้อมูลส่งเข้า eSign
      {
    "state": "sent",
    "doctype": "internal",
    "upload_type": "sent_auth",
    "upload_file": base64.b64encode(result),  # ไฟล์ pdf จาก Approve PO Form
    "upload_file_name": u"{}.{}".format(self.name, report_type),
    "user_id": "123456",  # รหัสพนักงานเจ้าหน้าที่พัสดุที่ทำรายการ
    "file_storage_interval_type": "days",
    "file_storage_interval_number": 5,
    # public link -> ระบบจะดูจาก url จาก parameter web.base.url และต่อด้วย /get_purchase_state_signed?model=purchase.order&po_id=<id ของเอกสาร PO>
    "callback_url": "<url>/get_purchase_state_signed?model=purchase.order&po_id=<id po>",
    "owner_ids": ['abcde@fgh.ijk'],  # email ผู้รับผิดชอบ
    "partner_ids": [  # ข้อมูลผู้ลงนามเอกสาร
        {
            "is_employee": False,
            "idcard": signer.vat,
            "email": signer.email,
            "name": signer.name,
            'lines': [  # ตำแหน่งการประทับตราและลายเซ็นของบุคคลนั้น
                {
                    "type": "signature",
                    "width": "0.19",
                    "height": "0.03",
                    "posX": "0.59",
                    "posY": "0.81",
                    "page": "1",
                },
                {  # ถ้าบริษัท หรือบุคคลนั้นมีคำว่า "และประทับตรา" ให้ส่งตราประทับด้วย
                    "type": "seal_stamp",
                    "seal_stamp": "base64...",
                    "width": "0.14",
                    "height": "0.03",
                    "posX": "0.63",
                    "posY": "0.88",
                    "page": '1',
                }
            ]
        }
    ],
}

  3. ส่งข้อมูลกลับมา เมื่อระบบ eSign ทำกระบวนการลงนามเอกสารเสร็จสิ้น

    • eSign จะเรียก function callback_url จากข้อมูลที่ระบบส่งไป
    • เมื่อ call function ระบบจะดึงข้อมูล pdf ที่มีการลงนามแล้วในระบบ eSign มาเก็บไว้ใน Attachment เพิ่มเติม โดยมีชื่อ "_signed" ต่อท้าย

    • สถานะเปลี่ยนเป็น Waiting to Release

Email เพิ่มเติมตอน State = PO Released

  • เพิ่มการส่ง email to [PO committee + PR’s requested by, prepared by + PO’s supplier’s Email]
  • แนบไฟล์เอกสารที่ผ่าน e-Sign เรียบร้อยแล้ว
  • เพิ่มปุ่มใหม่สำหรับการส่ง email ชื่อ Release with Send E-mail หลักการทำงานเดียวกับ Release แต่จะมีการส่ง Email เพิ่มเติม
  • รูปแบบ email จะเป็นดังนี้ 
    เรียน คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ และผู้เกี่ยวข้อง

ขอส่งสำเนาใบสั่งซื้อ/จ้าง <objective จาก PD>
เลขที่ <PO Number> ซึ่งผู้ขาย/ผู้รับจ้าง <ชื่อ Supplier>
ได้ลงนาม PO เรียบร้อยแล้ว (ตามไฟล์แนบ)
โดยมีกำหนดการส่งมอบ <condition*> วันถัดจากวันลงนามใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (ครบกำหนดวันที่ <Contract end date>)

จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
ฝ่าย/งานพัสดุ

--------------------------------------------------
*condition: ตรวจสอบข้อมูลของ Fine Condition
1. กรณีที่เป็น Day ให้ดูข้อมูลจาก Delivery Within (Days)
2. กรณีที่ไม่ใช่ Day ให้ดูข้อมูลจาก Contract Start Date

หมายเหตุเพิ่มเติม

Note

  • ปุ่ม Verify แบบปกติจะใช้ได้เมื่อ Substate ยังเป็น Ready เท่านั้น เมื่อ Substate ทำงานแล้ว ระบบจะไม่ยอมให้กดปุ่ม (show warning)
  • กรณีที่ Substate เป็น Waiting Approval หรือ Waiting Supplier Confirm จะไม่สามารถ Cancel หรือ Set to Draft เอกสารได้